Kroz program zaštite i digitalizacije arhivskog gradiva kontinuirano radimo na obradi, zaštiti, pohrani i digitalizaciji gradiva Kinokluba Zagreb koje prethodno nije bilo arhivski pregledano i organizirano.
Kinoklub Zagreb spada u amaterske filmske klubove s jednom od najdugovječnijih tradicija i 2028. godine obilježit će 100. godišnjicu postojanja. U svojoj povijesti bio je značajan pokretač zbivanja u domaćoj filmskoj kulturi, a od 1928. godine predstavljao je važno mjesto susreta filmskih entuzijasta, umjetnika, kritičara i profesionalnih filmskih djelatnika, čija su djelovanja i umrežavanja preko platforme Kluba ostavila trajni trag u filmskoj i umjetničkoj povijesti Hrvatske i svijeta. No tragovi jednog kinokluba nisu samo filmski: zajednički volonterski rad kroz udrugu građana u proteklih je devet desetljeća iza sebe ostavio i niz papirnatog materijalnog gradiva, koje svjedoči o povijesti Kluba, načinu njegova djelovanja i organizacije, kao i o samim sadržajima njegovih aktivnosti. KKZ je u poslijeratnom periodu, nakon 1945. godine, u Hrvatskoj predstavljao važno stjecište znanja o stvaranju filmova: bilo je to doba u kojemu nisu postojale filmske akademije, a kinematografija se tek počinjala izgrađivati. Kao udruga građana i mjesto slobodnog bavljenja filmom, KKZ je održavao filmske tečajeve u okviru kojih su filmski entuzijasti pružali besplatno obrazovanje svima zainteresiranima za stvaranje filmova. S obzirom na svoju dugovječnost, sadržaj filmskih škola mijenjao se s vremenom i novim spoznajama, no trud, rad, organizacija i promišljanje filma u skladu s napretkom na polju filmologije i filmske proizvodnje ostali su zabilježeni u dokumentaciji koja se čuva u Klubu. Ovo je samo jedan od primjera mnogovrsnog tekstualnog gradiva koje se trenutno nalazi u KKZ-u, a koje se sastoji od klupske i privatne korespondencije, razne festivalske građe zapisnika sa sjednica, ugovora različitih vrsta, klupskih biltena, materijala vezanih uz Genre Film Festival - GEFF (1963.-1970.), različitih aktivnosti klubaša (projekcije filmova u zemlji i inozemstvu, dokumentacija autorskih grupa proizašlih iz KKZ-a) i ostalog gradiva.
Prvi korak ka sistematiziranom radu s gradivom je bio osigurati status Kluba kao stvaratelja/posjednika arhivskog i dokumentarnog gradiva. S tom svrhom Klub je kontaktirao Državni arhiv u Zagrebu (DAZG) koji je 2021. godine obavio stručni nadzor na stanjem gradiva te utvrdio uvjete koje Klub mora zadovoljiti kako bi dobio legitiman status i ispoštovao sve zakonske uvjete čuvanja 17 dužnih metara gradiva u svom posjedu. Osim osiguranja adekvatnih uvjeta pohrane gradiva u prostorima Kluba, napravljena su Pravila za upravljanje dokumentarnim gradivom izvan arhiva s popisom rokova čuvanja gradiva, a voditeljica Odsjeka baštine doc. dr. sc. Petra Belc Krnjaić položila je ispit za upravljanje gradivom pri Hrvatskom državnom arhivu, što čini Klub jednom od rijetkih vaninstitucionalnih organizacija koje imaju suradnicu koja je stručno osposobljena za rad s arhivskim i dokumentarnim gradivom.
Kroz 2022. godinu gradivo se pregledalo, popisalo, sistematizirano, vrednovalo, pohranilo i dio izlučio. Nabavljene su arhivske kutije potrebne za pohranu gradiva, dok je dio gradiva odmah izdvojen za izlučivanje zbog čega je nabavljen uništavač dokumentacije kako bi se ista mogla izlučiti uz osiguranje zaštite svih podataka koji ne smiju biti dostupni javnosti (uvjeti GDPR-a - osobni i dr. podaci). Također, nabavljeni su i hard diskovi za prijenos digitalnog i digitaliziranog gradiva, kao i diskovi koje će služiti kao arhiva Kluba. Gradivo je sortirano u arhivske kutije te pohranjeno u za to predviđen prostor. Odabrane su tri velike kutije gradiva za izlučivanje.
Gradivo je sortirano prema sljedećim generalnim organizacijskim cjelinama:
Organizacija i upravljanje
Suradnje, nadležne institucije, izvori financiranja i donacije
Rad i radni odnosi
Informiranje i odnosi s javnošću
Financije
Imovina
Informacijski, dokumentacijski i komunikacijski sustavi
Programska djelatnost
.webp)
Gradivo koje je odabrano za izlučivanje prvenstveno je knjigovodstvena dokumentacija kojoj su istekli rokovi čuvanja, stoga više ne postoji obveza njihovog čuvanja, kao i brojne kopije dokumenata koje smo sortirali i pohranili. Tijekom rada na gradivu, a sukladno zakonskim obvezama koje su definirane Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima, izradili smo i Popis cjelokupnog arhivskog gradiva koji je dostavljen DAZG-u.
Sistematizacija arhivskog gradiva i rad na arhivu predstavljeni su u nekoliko navrata na međunarodnim seminarima i pozvanim predavanjima, koja je održala voditeljica Odsjeka baštine, doc. dr. sc. Petra Belc Krnjaić.
Stockholm, University of Stockholm / Swedish Film Institute -- 27. 4. 2022.
Beograd, Paviljon Cvijeta Zuzorić / ULUS, Izlazne Strategije -- 15. 10. 2022.
Sorbonne Université Malesherbes / Odsjek za slavistiku (seminar Clare Royer) -- 14. 11. 2022.
Na taj način smo povećali vidljivost rada Kluba i prezentirali gradivo u našem posjedu.
Godinu 2023. obilježili su daljnji radovi na zaštiti gradiva Kluba, a to je prvenstveno bio proces digitalizacije koji je započeo definiranjem kriterija za digitalizaciju, tj. odabirom prioritetnog gradiva i definiranjem redoslijeda digitalizacije. Prvi dio gradiva koji je odabran za snimanje jest vezan za održavanje sjednica i rad upravljačkih tijela (Skupština, Upravni odbor), i realizirano je ukupno 178 snimaka.
Kako je istovremeno u tijeku bio proces izrade nove mrežne stranice Kluba, iskoristili smo priliku da stranica uključi i Digitalni arhiv s pretraživačem koji bi omogućio pretraživanje digitaliziranog gradiva po točno određenim filterima i ključnim riječima, kao i mogućnost OCR pretraživanja pojedinih dokumenata. Suradnici na projektu digitalizacije su Slobodna domena Zadruga za otvoreni kod i dizajn koji su izradili novu stranicu te Odsjek za informacijske i komunikacijske znanosti pri Filozofskom fakultetu Sveučilišta u Zagrebu pod vodstvom prof. dr. sc. Hrvoja Stančića i uz asistenciju dr. sc. Željka Trbušića, koji je preuzeo obvezu digitalizacije gradiva i izrade pripadajućih metapodataka.
U 2024. godini digitalizirano je novih 10 kutija gradiva što je rezultiralo s 3.213 snimaka gradiva. Polovica tog gradiva koja se odnosi na Organizaciju i upravljanje, konkretno dokumentaciju vezanu za registraciju udruge, osnivanje udruge, statut, Predsjedništvo, Upravni, Nadzorni i Izvršni odbor te dokumentaciju vezanu za planiranje i izvještavanje unesena je u Digitalni arhiv KKZ-a i javno je dostupna. Također, u okviru dijela projekta koji je financiran od strane Ministarstva kulture i medija, navedeno gradivo postavljeno je i na portalu e-kultura gdje je također javno dostupno. Druga polovica gradiva, koja se odnosi na dokumentaciju vezanu za članstvo (pristupnice, diplome, članski kartoni i dr.), nije dostupna javnosti zbog zaštite osobnih podataka članova, sukladno odredbama GDPR-a.
Kako je rad na arhivu Kluba vezan uz godišnje natječaje pojedinih ustanova temeljem kojih se osigurava programsko financiranje, nastavak digitalizacije provodit će se iz godine u godinu, s ciljem cjelovite digitalne verzije cjelokupnog arhivskog gradiva Kluba. Jednako tako, rad na gradivu je kontinuirani i živi proces koji će kroz svaku godinu podrazumijevati njegovu reviziju, novu pohranu i izlučivanje, kao i otvaranje novih kategorija po potrebi i naravi novo detektiranog, zaprimljenog i doniranog gradiva. Stoga pratite ovu mrežnu stranicu za obavijesti o novo postavljenom digitalnom gradivu.